KOMPLEKSOWA USŁUGA ZARZĄDZANIA
Zakres obowiązków Zarządcy określa treść umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną oraz ustawa o własności lokali.
Kompleksowa usługa zarządzania Wspólnotą Mieszkaniową obejmuje następujące kategorie czynności:
Obsługa administracyjna
- protokolarne przejęcie dokumentacji Wspólnoty od poprzedniego Zarządcy
- bieżące rozwiązywanie zgłaszanych problemów dotyczących Wspólnoty
- stała komunikacja telefoniczna i e-mailowa z Właścicielami
- zwoływanie i organizowanie zebrań Wspólnoty
- prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli oraz przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej
- przygotowywanie projektów uchwał, umów i porozumień
- negocjowanie najbardziej korzystnych dla Wspólnoty warunków umów
- przeprowadzanie głosowania nad uchwałami podejmowanymi przez Wspólnotę, również w trybie indywidualnego zbierania głosów
- odczytywanie liczników
- rozliczanie kosztów zużycia wody, ciepła oraz kosztów odprowadzania ścieków
- kontrola nad utrzymaniem w należytym stanie pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku Właścicieli
- nadzór nad zapewnieniem dostaw energii elektrycznej, wody, gazu oraz odprowadzaniem ścieków i wywozu śmieci
- monitorowanie ubezpieczeń części wspólnych oraz kontakt z ubezpieczycielami
Obsługa techniczna
- prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego
- zlecanie przeprowadzania kontroli technicznych oraz okresowych przeglądów nieruchomości podmiotom posiadającym wymagane uprawnienia
- organizowanie konkursów wyboru ofert na usługi i prace niezbędne dla utrzymania części wspólnych w należytym stanie (o wyborze wykonawcy decydują każdorazowo Właściciele)
- zapewnienie obsługi technicznej nieruchomości, w tym całodobowego usuwania awarii
- bieżąca kontrola sposobu realizacji usług przez wykonawców i egzekwowanie prawidłowego ich wykonywania w przypadku stwierdzenia uchybień
- przeprowadzanie odbiorów końcowych prac remontowych
- przygotowanie planów remontowych Wspólnoty
- przechowanie dokumentacji technicznej Wspólnoty
Obsługa księgowa
- prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów
- prowadzenie rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej
- przechowanie dokumentacji księgowej Wspólnoty
- opracowanie projektów planów gospodarczych Wspólnoty
- przygotowanie naliczeń na podstawie podjętych przez Wspólnotę uchwał
- kontrolowanie wydatków Wspólnoty oraz przygotowanie projektów planów oszczędnościowych
- sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty przedstawianych podczas rocznych zebrań sprawozdawczych
- przygotowanie informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej
- sporządzanie dokumentacji koniecznej do uzyskania kredytów termomodernizacyjnych i inwestycyjnych
Obsługa windykacyjna
- bieżące monitorowanie wpłat należnych Wspólnocie
- windykowanie opłat z tytułu nieuregulowanych zaliczek oraz innych wierzytelności Wspólnoty
- przygotowanie wezwań do zapłaty oraz korespondencji przedsądowej
- przygotowanie dokumentacji koniecznej do wytoczenia powództw sądowych
- sporządzanie projektów ugód i porozumień
